Privacy Policy

POLICY

PRIVACY POLICY

The United Party of Canada (UP) is committed to protecting your privacy by keeping all the information you provide us secure and confidential.

We do not give out any contact information to 3rd parties other than that which is required by law.

Donor Information: We are filing to become a federal political party governed by the Canada Elections Act, and as such, donor information, like names and addresses, on amounts over $200 will be provided to Elections Canada.

Members Information: Member’s information will be shared with your local electoral district associations (EDAs) and provincial councils. This information includes, name, address, phone number, email address and membership details. We encourage you to provide us with updates of your changed personal information.

Email: We provide regular information to those who have requested it via email. Once having subscribed you may unsubscribe by clicking the link provided at the bottom of our emails.

Website: Our website is hosted and managed by APPKIT, who continually monitor and implement the latest updates to ensure that your browsing is safe and secure.

Database: All personal information is managed in accordance with our privacy policy. Our database contains security measures to protect against the loss, misuse, or alteration of the information you have entrusted to us. Any payment details such as banking or credit card numbers are fully encrypted.

Confidential Information: All UP staff and volunteers are required to protect the confidentiality of personal information. UP volunteers are only given as much personal information as is necessary for them to perform their work. Volunteers are instructed, when they first receive such information, that the information is strictly for UP use only, and cannot be shared with, or used by others.

IP Addresses: We do log IP addresses, or the location of your computer network on the Internet, for systems administration and troubleshooting purposes. We may also use IP addresses for internal analytics purposes to track which pages people visit in order to improve the quality of our website. This does not reveal any specific demographic information about you personally.

Cookies: Like most websites, we do use cookies, which are small text files stored on the user’s browser. For example, we use cookies to assist with site analysis, which includes tracking the time and date of website visits, pages viewed and referring URL’s. There are simple ways to refuse cookies, or accept them each time they are offered. Consult your browser’s online help for assistance on changing cookie settings or removing cookie files.

Policy Changes: Should our privacy policy be revised, such changes will be published on our website, and notification printed in our next UPdate newsletter.

If you have any questions, please email the Chief Agent: contact@unitedpartyofcanada.ca.

Policy for the Protection of Personal Information

The United Party of Canada (the “UP Party”) is committed to protecting the privacy and security of personal information in accordance with its obligations under the Canada Elections Act, as amended by Bill C-4 (Part 4), which received royal assent on March 12, 2026.

This Privacy Policy outlines how the Party collects, uses, discloses, retains, and disposes of personal information for the purpose of participating in public affairs, including endorsing members as candidates and supporting their election. The Party complies with this policy and will handle personal information responsibly and transparently.

1. Privacy Officer

The Party designates the Party Agent as its Privacy Officer. The Privacy Officer is responsible for overseeing the Party’s compliance with this policy, addressing inquiries or complaints about personal information handling, and certifying annually in a statement to Elections Canada that the Party complies with its privacy policy.

Contact information for the Privacy Officer:

Rita Moir

Privacy Officer, United Party of Canada

4457-38 Street, Drayton Valley, AB., T7A 0A1

rmoir@unitedpartyofcanada.ca

780.542.0988

2. Types of Personal Information Collected and How It Is Collected

The Party collects personal information necessary for its democratic and electoral activities. This may include:

Contact details (e.g., name, address, email, phone number) from the List of Electors provided by Elections Canada, membership forms, event registrations, petitions, online submissions, or public sources.
Donation-related information (e.g., name, address, amount) as required for compliance with the Canada Elections Act.
Political engagement data (e.g., voting preferences, membership status, volunteer information, or responses to surveys/petitions).
Other information voluntarily provided by individuals (e.g., through websites, social media interactions, or direct communications).

Collection occurs through lawful means, such as Elections Canada data transfers, direct interactions with supporters, membership drives, online forms, or public records.

3. Activities Involving Personal Information (with Illustrative Examples)

The Party carries out activities in relation to personal information solely for electoral and political purposes. Examples include:

Communicating with electors and supporters: Sending emails, mail, or texts about Party policies, candidate information, election campaigns, fundraising appeals, or membership opportunities (e.g., notifying a supporter in Ontario about a local candidate event).
Managing membership and volunteers: Maintaining records of Party members and volunteers to coordinate activities, training, or canvassing (e.g., assigning volunteers to door-to-door outreach based on their postal code).
Fundraising and compliance: Processing donations and issuing tax receipts, reporting contributions to Elections Canada (e.g., recording donor names and amounts as required by law).
Campaign planning and targeting: Analyzing aggregated data to understand supporter trends or target outreach in specific ridings (e.g., focusing GOTV efforts in areas with high Party support).
Internal administration: Sharing limited information with Party officers, candidates, or authorized volunteers for campaign coordination (e.g., providing a canvassing list to a riding association).

The Party does not sell personal information or use it for commercial purposes unrelated to its political activities.

4. Training for Employees and Volunteers

All employees, officers, candidates, and volunteers who may access personal information receive training on privacy obligations. This includes:

An overview of this policy and the requirements of the Canada Elections Act.
Instructions on secure handling, confidentiality, and limiting access to “need-to-know” basis.
Guidance on appropriate uses (e.g., no personal use of voter lists) and reporting incidents.
Annual refreshers or updates when material changes occur.

Training is provided upon onboarding and periodically thereafter, with records maintained by the Privacy Officer.

5. General Principles

The Party takes reasonable measures to protect personal information from unauthorized access, use, disclosure, or loss. Personal information is retained only as long as necessary for electoral purposes or legal requirements, after which it is securely disposed of.

Individuals may contact the Privacy Officer to inquire about their personal information, request access, corrections, or withdrawal of consent (subject to legal or electoral obligations).

This policy is published in plain language on the Party’s website in both English and French.

For questions, contact the Privacy Officer.

Date of last update: April 01, 2026

Version française (canadienne)

Parti Uni du Canada (le «UP Parti ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels conformément à ses obligations en vertu de la Loi électorale du Canada, telle que modifiée par le projet de loi C-4 (partie 4), qui a reçu la sanction royale le 12 mars 2026.

La présente politique de confidentialité décrit la façon dont le Parti recueille, utilise, divulgue, conserve et élimine les renseignements personnels aux fins de participation aux affaires publiques, y compris l’investiture de membres comme candidats et le soutien à leur élection. Le Parti respecte la présente politique et traite les renseignements personnels de manière responsable et transparente.

1. Responsable de la protection de la vie privée

Le Parti désigne l’agent du Parti comme responsable de la protection de la vie privée. Le responsable supervise la conformité du Parti à la présente politique, traite les demandes ou plaintes relatives au traitement des renseignements personnels et certifie annuellement par une déclaration à Élections Canada que le Parti respecte sa politique de confidentialité.

Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée :

Rita Moir

Responsable de la protection de la vie privée, Parti Uni du Canada

4457-38 Street, Drayton Valley, AB., T7A 0A1

rmoir@unitedpartyofcanada.ca

780.542.0988

2. Types de renseignements personnels recueillis et modalités de collecte

Le Parti recueille les renseignements personnels nécessaires à ses activités démocratiques et électorales. Cela peut inclure :

Coordonnées (p. ex., nom, adresse, courriel, numéro de téléphone) provenant de la Liste des électeurs fournie par Élections Canada, des formulaires d’adhésion, des inscriptions à des événements, des pétitions, des soumissions en ligne ou de sources publiques.
Renseignements liés aux dons (p. ex., nom, adresse, montant) requis pour la conformité à la Loi électorale du Canada.
Données sur l’engagement politique (p. ex., préférences de vote, statut d’adhésion, renseignements sur les bénévoles ou réponses à des sondages/pétitions).
Autres renseignements fournis volontairement par les individus (p. ex., par l’entremise du site Web, des interactions sur les médias sociaux ou des communications directes).

La collecte s’effectue par des moyens licites, tels que les transferts de données d’Élections Canada, les interactions directes avec les partisans, les campagnes d’adhésion, les formulaires en ligne ou les registres publics.

3. Activités relatives aux renseignements personnels (avec exemples illustratifs)

Le Parti exerce des activités relatives aux renseignements personnels uniquement aux fins électorales et politiques. Exemples :

Communication avec les électeurs et les partisans : Envoi de courriels, de courrier ou de textos sur les politiques du Parti, les renseignements sur les candidats, les campagnes électorales, les appels de fonds ou les occasions d’adhésion (p. ex., aviser un partisan en Ontario d’un événement avec un candidat local).
Gestion des membres et des bénévoles : Tenue de dossiers des membres et bénévoles du Parti pour coordonner les activités, la formation ou le porte-à-porte (p. ex., assigner des bénévoles à des activités de sollicitation selon leur code postal).
Financement et conformité : Traitement des dons et émission de reçus fiscaux, déclaration des contributions à Élections Canada (p. ex., enregistrement des noms et montants des donateurs comme requis par la loi).
Planification et ciblage de campagnes : Analyse de données agrégées pour comprendre les tendances des partisans ou cibler les communications dans des circonscriptions spécifiques (p. ex., concentrer les efforts de mobilisation du vote dans les zones à fort appui du Parti).
Administration interne : Partage limité de renseignements avec les dirigeants du Parti, les candidats ou les bénévoles autorisés pour la coordination de campagnes (p. ex., fournir une liste de sollicitation à une association de circonscription).

Le Parti ne vend pas les renseignements personnels ni ne les utilise à des fins commerciales sans lien avec ses activités politiques.

4. Formation des employés et des bénévoles

Tous les employés, dirigeants, candidats et bénévoles qui peuvent accéder à des renseignements personnels reçoivent une formation sur les obligations en matière de confidentialité. Cela inclut :

Un aperçu de la présente politique et des exigences de la Loi électorale du Canada.
Des instructions sur la manipulation sécuritaire, la confidentialité et la limitation de l’accès au strict nécessaire.
Des directives sur les utilisations appropriées (p. ex., aucune utilisation personnelle des listes d’électeurs) et la signalement des incidents.
Des rappels annuels ou des mises à jour en cas de changements importants.

La formation est offerte à l’embauche et périodiquement par la suite, avec tenue de registres par le responsable de la protection de la vie privée.

5. Principes généraux

Le Parti prend des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la divulgation ou la perte non autorisés. Les renseignements personnels sont conservés seulement le temps nécessaire aux fins électorales ou aux exigences légales, après quoi ils sont éliminés de manière sécuritaire.

Les individus peuvent communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée pour s’informer sur leurs renseignements personnels, demander l’accès, des corrections ou le retrait du consentement (sous réserve des obligations légales ou électorales).

La présente politique est publiée en langage clair sur le site Web du Parti en français et en anglais.

Pour toute question, communiquez avec le responsable de la protection de la vie privée.

Date de la dernière mise à jour : 20 mars 2026

“Together, we will make Canada United, Strong, and Prosperous.”

– Grant Abraham

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